10 Secrets to a Smooth Phone System Cutover - Part 1

Secrets 1-4: Developing a Plan

电话系统继续在商业成功中扮演着重要的角色, 因此,保持最新的技术以简化沟通是至关重要的. For many organizations, 这意味着从过时的网络切换到提供高度灵活性的现代电话系统, security and reliability – but switching can seem scary. How will it impact costs, performance and operational efficiency, especially in a world that has embraced remote work?

好消息是,切换电话系统——也就是所谓的“切换”——并不需要太费力. Armed with a solid strategy, 您可以使您的电话系统切换到一个令人兴奋的机会,以保持正常的人际接触点,推动业务的成功. 无论您是升级本地网络还是转移到基于云的电话系统, here are the first four secrets to a smooth cutover.

Develop Your Cutover Success Plan

With thoughtful preparation, you can ensure a smooth phone system cutover, 最大限度地减少干扰,并立即收获现代电话系统的好处,为您的业务和您的团队.

1. Align technology to your business strategy

每一个电话系统切换都应该以结束为出发点. In other words, 了解你的商业交流的发展方向,并将技术与战略相结合. 这种做法可以提高效率,降低成本,同时帮助您的通信技术在未来得到保障.

For example, 如果你打算在未来三年内过渡到混合办公室或远程办公, 现在升级到云电话系统是一个好主意,它可以容纳远程员工. 这样做可以消除技术过时的风险,并消除可能破坏您的电信预算的不必要的未来成本.

As you plan your phone system cutover, make sure you’re doing it right not just technically, but also directionally.

2. Document (and share) your current phone configuration

一个好的通信技术合作伙伴将与您合作,以映射现有的电话号码,并确保呼叫被路由到系统中正确的位置. 在此之前,他们需要知道您当前的配置是什么样子的. What hardware do you have? 您使用的是传统的模拟系统还是数据驱动的数字IP电话系统? How does everything work in your office?

你能给你的伙伴的信息越多,你的割接就会越顺利. They’ll typically request the following documents:

  • A list of your current equipment

  • A copy of your phone bill

  • 客户服务记录(CSR),列出当前供应商所做的所有事情

  • A Letter of Authorization – an official, 授权您的供应商更新您的电话系统的签名文件

Gathering all that information might seem like a chore, 但它保护您的业务免受未经授权的访问,并保护您免受资源消耗成本.

For example, every business has a “front door” phone number, and someone owns the rights to that number. 这些文件允许您合法地切换到您选择的任何提供商, 保留你的电话号码,确保没有人未经授权进入你的前门. 同样的概念也适用于在转换过程中必须移植的“走廊”和“房间”电话号码.

In addition, 您的通信合作伙伴可以使用这些信息来帮助您节省资金:他们可以准确地确定您需要哪些数据基础设施(因此您不必为不需要的硬件付费), 他们可以设计一个系统来处理你的带宽需求和消除数据超期费用.

You don’t need to be the expert; instead, engage with your on-site IT staff, 局域网网络供应商和其他通信供应商早期和经常确定你有什么和它如何工作. 然后,与你的新伙伴分享这些信息,以确保顺利切换电话系统.

3. 安排一个适合你的时间和你的预算

时间就是一切,它对割接成本有重大影响. 许多人认为他们需要在下班后进行转换, 但现实情况是,85%的切换是在工作时间完成的. 这种方法有两个明显的优势:支持深度和成本节省.

For example, a cutover involves interfacing with multiple vendors, including your old phone system provider and new carrier. If unforeseen network issues arise during the cutover, 支持团队在工作时间随时可用. If there’s an issue after hours, however, support might not be available – and if it is, you’ll pay an overtime premium for it. Moreover, 工作时间以外的支持人员可能没有工作时间支持人员的经验和故障排除能力.

类似地,下班后的切换意味着你需要要求内部员工加班. 这带来了它自己的可用性问题,并代表了一个不必要的费用,您可以通过在工作时间安排转换来避免.

您仍然希望最小化中断(如果周一是一周中最繁忙的一天), plan your cutover for a different day), 在某些情况下,下班后的切换是必要的. 依靠你的电信合作伙伴的经验和洞察力以及你自己的直觉来安排一个适合你的业务和预算的时间.

4. Have a fallback plan to mitigate risk

不过,大多数电话系统切换都很顺利,很少有无法切换的地方, you still need to know what to do if disaster strikes. You need a risk mitigation plan.

The good news is that, in most cases, 你的新电话系统的99%可以在开关被翻转之前实现. 这意味着系统可以在上线前进行设置和测试,从而将风险降至最低.

如果电话系统很大或很复杂,那么有一个备用故障转移系统是有意义的. 这样,如果技术人员需要解决问题,你的电话系统就不会崩溃.

与您的提供商合作,制定一个风险缓解计划, and rest assured: if things do go haywire, there is always a way through.

成功的电话系统切换取决于正确的计划,但还有更多需要考虑. 在第二部分,我们将分享与团队合作的三个秘密.

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