平滑电话系统切换的10个秘密-第三部分

秘诀8-10:沟通和训练

迁移到一个更新、更好的电话系统并不可怕. 在本系列中,我们将分享十个降低风险和简化过程的秘诀.  In Part 1 and Part 2 我们分享了与计划和合作有关的秘密.

这里有另外三个秘密,确保与正确的人共享正确的信息相关的平滑转换.

让教育和信息共享成为重中之重

对于许多企业来说,电话系统转换是一个学习过程. 有些事情你的伴侣知道,而你可能不知道. 相信他们的经验,但要求透明度,这样你就知道每一步都发生了什么. 然后,与你的员工分享信息,以促进平稳过渡.

8. 有一个开放的思想和容忍破坏

在整个转换过程中保持开放的心态. Your goal isn’t to simply recreate what your old phone system did; rather, 这是为了改善你整个组织的沟通. You’re making the switch for a reason, after all, 在未来你可能需要做一些不同的事情. That’s not a bad thing. Though change is sometimes difficult, 你将获得的好处值得你最初的一点不适.

例如,你可能已经习惯了带有线路键的手机,当来电者处于等待状态时,线路键会闪烁. That’s still possible, 但这不是现代电话系统的工作方式(“线路”已成为过去). Or, 你可能需要在桌上放一部实体电话, 但你可以通过切换到PC软手机来解放空间,利用技术进步. 你仍然会拿起电话说“你好”,但你会用不同的方式.

坚持过去是有机会成本的:它关闭了对你的业务和客户更好的优势的大门. 保持开放的心态,相信对方的经验, 他们可以帮助你以最小的压力解决任何问题.

同样,对干扰有一个容忍度也很重要. 尽管你的伴侣知道没人喜欢干扰, 现实情况是,在转换过程中,办公室里会有陌生的面孔和新设备的安装. 最佳实践是告诉你的员工这个过程,这样他们就能感觉到参与并为潜在的中断做好准备.

同样重要的是要为转换做好准备. 一些小问题突然出现(据说“如果事情没有出错”, 这真的是大错特错了”), 这就是赌场下注存款值得信任的顾问会花大量时间亲自动手,在小火堆升级为大问题之前扑灭小火堆.

这种中断是转换过程中很自然的一部分, 但是你可以通过让你的员工提前做好准备来帮助他们最小化影响.

9. 在整个过程中要求透明度

As a business owner or manager, 在转换过程的每个阶段——从最初的计划到安装后——都应该坚持定期更新. 你(和你的关键人物)需要随时知道发生了什么.

例如,一些供应商安排每周与项目涉众进行更新. 这可能意味着要开五分钟的会议来了解进展情况, or an in-depth problem-solving session.

频繁的更新和开放的沟通可以缓解焦虑,让你了解情况, 这样你就知道你的项目在按计划进行,知道接下来会发生什么. 他们也会给你提出问题和做出调整的机会. 最终,这种级别的透明度有助于确保项目结果符合预期.

10. 在你的切割日期之前培训员工,这样他们可以立即处理客户的电话

训练是经过验证的转换策略的核心要素. 尽早计划培训课程, 但要尽可能地把它们安排在你的割接日期附近. 这给了员工充足的时间来标记他们的日历,并有助于轻松过渡到一个新的电话系统.

广泛培训,使管理员和最终用户都能学习如何使用新的电话系统. 事实上,每个将以任何身份使用该系统的人都应该接受培训. 在培训过程中尽早安排培训日期是个好主意,这样员工就可以相应地进行计划.

切割前的培训让员工感觉更舒适. 他们会更不愿意改变,并觉得自己参与了这个过程, 而不是感觉它是在没有支持的情况下强加给他们的. That, in turn, 帮助确保员工在转换完成后能够轻松地处理客户来电.

一个成功的电话系统切换依赖于准备、沟通、教育和参与. Follow the tips outlined here and in Part 1 and Part 2 并与一位值得信赖的顾问一起工作,以确保您的转换从开始到结束都顺利进行.

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